Mẫu hợp đồng đo đạc địa chính & điều luật sử dụng

Hợp đồng đo đạc địa chính là gì?

Về bản chất, đây là hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015. Bên cung ứng thực hiện công việc đo đạc, xử lý số liệu và lập sản phẩm; bên sử dụng dịch vụ cung cấp hồ sơ, tạo điều kiện tiếp cận hiện trường, kiểm tra kết quả và thanh toán theo thỏa thuận.

Hợp đồng có thể được đặt tên là hợp đồng đo đạc địa chính, hợp đồng đo vẽ hiện trạng, hợp đồng trích đo thửa đất, hợp đồng xác định ranh hoặc hợp đồng dịch vụ kỹ thuật. Tên gọi không quyết định toàn bộ quyền và nghĩa vụ; nội dung công việc và sản phẩm bàn giao mới là phần quan trọng nhất.

Đối với hoạt động thuộc phạm vi phải có giấy phép đo đạc và bản đồ, khách hàng nên kiểm tra tư cách pháp nhân, giấy phép và nội dung hoạt động được cấp của đơn vị nhận việc. Luật Đo đạc và bản đồ 2018 cùng Nghị định 27/2019/NĐ-CP, được sửa đổi gần nhất bởi Nghị định 39/2026/NĐ-CP, là hệ thống căn cứ hiện hành về điều kiện hoạt động.

Khi nào nên ký hợp đồng đo đạc nhà đất?

• Kiểm tra diện tích và hình thể trước khi mua bán nhà đất.
• Xác định ranh giới và vị trí các góc thửa ngoài thực địa.
• Đo hiện trạng phục vụ cấp đổi hoặc đăng ký biến động.
• Lập bản vẽ để chuẩn bị tách thửa hoặc hợp thửa.
• Đo phục vụ xin phép xây dựng hoặc hoàn công.
• Đo phần diện tích có dấu hiệu chồng lấn hoặc tranh chấp.
• Lập hồ sơ phục vụ thẩm định tại chỗ hoặc giải quyết vụ án.
• Khảo sát địa hình phục vụ quy hoạch và thiết kế công trình.
• Kiểm tra mốc giới trước khi xây tường, hàng rào hoặc nhà ở.
• Đo đạc phục vụ phân chia di sản hoặc tài sản chung.

Với công việc nhỏ, hai bên vẫn nên ký hợp đồng hoặc ít nhất là phiếu yêu cầu dịch vụ có đầy đủ phạm vi, giá, thời hạn và sản phẩm. Tin nhắn báo giá đơn lẻ thường không thể hiện hết những điều kiện cần thiết khi phát sinh tranh chấp.

Căn cứ pháp lý hiện hành của hợp đồng

Bài viết cũ thường liệt kê Nghị định 209/2004/NĐ-CP, Nghị định 112/2006/NĐ-CP, Nghị định 12/2002/NĐ-CP và Nghị định 58/2008/NĐ-CP. Các văn bản này không còn phù hợp để làm căn cứ chính cho hợp đồng mới năm 2026.

Nếu bên đặt hàng là cơ quan, doanh nghiệp sử dụng vốn nhà nước hoặc dự án đầu tư xây dựng, hợp đồng còn có thể chịu sự điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu, xây dựng, quản lý chi phí và quy chế nội bộ. Không nên dùng một mẫu hợp đồng dân sự ngắn cho mọi loại dự án.

Nếu hai bên ký điện tử, cần bảo đảm khả năng xác định chủ thể, nội dung, thời điểm giao kết và lưu trữ theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Hợp đồng có cần công chứng hoặc cơ quan nhà nước phê duyệt không?

Hợp đồng dịch vụ đo đạc giữa cá nhân và doanh nghiệp thông thường không thuộc nhóm bắt buộc phải công chứng. Hai bên có thể ký trực tiếp, ký số hoặc sử dụng hình thức khác phù hợp với pháp luật và khả năng chứng minh.

Cơ quan nhà nước cũng không “thông qua” hợp đồng dịch vụ tư nhân. Cơ quan có thẩm quyền chỉ xem xét sản phẩm đo đạc khi sản phẩm được nộp trong một thủ tục như tách thửa, cấp đổi, đăng ký biến động hoặc giải quyết tranh chấp.

Hai việc cần phân biệt:

Một hợp đồng được ký hợp lệ nhưng sản phẩm có thể chưa đủ điều kiện dùng cho thủ tục nếu thiếu hồ sơ, sai biểu mẫu, sai hệ tọa độ hoặc không đúng phạm vi kỹ thuật. Ngược lại, việc cơ quan tiếp nhận bản vẽ không làm thay đổi các nghĩa vụ thanh toán đã thỏa thuận nếu đơn vị đã hoàn thành đúng hợp đồng.

Thông tin cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng

Thông tin bên thuê dịch vụ

Nếu là cá nhân, cần ghi họ tên, ngày sinh, giấy tờ định danh, địa chỉ và số liên hệ. Nếu thửa đất thuộc nhiều người, nên xác định ai là người ký, ai thanh toán và người ký có được các đồng chủ sử dụng ủy quyền hay không.

Nếu là doanh nghiệp, cần ghi tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện. Người ký không đúng thẩm quyền có thể làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm thanh toán.

Thông tin đơn vị đo đạc

Cần ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản, người đại diện và thông tin giấy phép hoạt động đo đạc, bản đồ khi công việc thuộc phạm vi phải có giấy phép.

Khách hàng nên yêu cầu hóa đơn, phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán. Không nên chuyển toàn bộ tiền cho tài khoản cá nhân không được ghi trong hợp đồng nếu bên nhận việc là doanh nghiệp.

Thông tin thửa đất

• Địa chỉ hiện hành và địa chỉ cũ nếu có thay đổi hành chính.
• Số tờ bản đồ và số thửa đất.
• Diện tích trên Giấy chứng nhận.
• Loại đất và hình thức sử dụng chung hoặc riêng.
• Số phát hành hoặc số vào sổ khi cần đối chiếu.
• Phạm vi cần đo: toàn thửa hay một phần.
• Tình trạng mốc, hàng rào, công trình và lối tiếp cận.
• Có tranh chấp, lấn chiếm hoặc khác biệt hiện trạng hay không.

Phạm vi công việc phải ghi như thế nào?

Điều khoản phạm vi nên mô tả bằng động từ và sản phẩm cụ thể. Ví dụ: thu thập hồ sơ, khảo sát hiện trường, đo tọa độ, đo công trình, xác định ranh theo hồ sơ, lập bản vẽ, cắm mốc và bàn giao tệp.

Không nên ghi “Bên B làm toàn bộ thủ tục đến khi ra sổ” nếu đơn vị chỉ cung cấp dịch vụ đo đạc. Kết quả thủ tục còn phụ thuộc hồ sơ pháp lý, quy hoạch, nghĩa vụ tài chính và quyết định của cơ quan nhà nước.

Sản phẩm bàn giao cần quy định cụ thể

Đây là điều khoản quyết định thời điểm nghiệm thu. Hợp đồng nên ghi số lượng bản, định dạng, hệ tọa độ, nội dung thể hiện và người nhận.

• Bản vẽ hiện trạng vị trí hoặc bản trích đo.
• Bảng tọa độ các điểm góc thửa.
• Sơ đồ mốc và biên bản bàn giao mốc.
• Bản mô tả ranh giới, mốc giới khi thuộc quy trình áp dụng.
• Phiếu xác nhận kết quả đo đạc hiện trạng nếu cần.
• Tệp DWG, DXF, PDF, KML hoặc định dạng khác.
• Ảnh hiện trường và ảnh vị trí mốc.
• Báo cáo kỹ thuật hoặc thuyết minh phương pháp.
• Hồ sơ có chữ ký, đóng dấu theo thỏa thuận.
• Số lần chỉnh sửa trong phạm vi hợp đồng.

Nếu sản phẩm dùng cho cơ quan nhà nước, hợp đồng nên nêu rõ bên nào chịu trách nhiệm nộp hồ sơ, theo dõi, giải trình và chỉnh sửa theo yêu cầu hợp lệ. Không nên mặc định mọi lần chỉnh sửa đều miễn phí nếu nguyên nhân đến từ việc khách hàng đổi ranh hoặc bổ sung mục đích mới.

Điều khoản ranh giới và tranh chấp cần viết riêng

Đơn vị đo đạc có trách nhiệm ghi nhận hồ sơ và hiện trạng, nhưng không có quyền tự giải quyết tranh chấp quyền sử dụng đất. Hợp đồng cần giới hạn rõ trách nhiệm này.

Một điều khoản phù hợp có thể quy định:

• Bên A chịu trách nhiệm chỉ dẫn vị trí và cung cấp hồ sơ hợp pháp.
• Bên B đo theo hồ sơ, hiện trạng và ý kiến các bên liên quan.
• Nếu có nhiều phương án ranh, sản phẩm thể hiện riêng từng phương án.
• Bên B không tự dịch chuyển mốc hoặc công trình.
• Thời gian xử lý tranh chấp không tính vào tiến độ dịch vụ.
• Chi phí đo bổ sung do thay đổi ranh được thỏa thuận bằng phụ lục.
• Kết quả đo là tài liệu kỹ thuật, không thay quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

“Một hợp đồng đo đạc tốt không hứa rằng mọi hồ sơ đều được duyệt. Nó xác định rõ đơn vị sẽ đo gì, dựa trên tài liệu nào, bàn giao sản phẩm nào và xử lý ra sao khi hiện trạng không khớp hồ sơ.”

Kỹ sư Phan Việt Tuyên

Tiến độ thực hiện nên tính từ thời điểm nào?

Không nên chỉ ghi “hoàn thành trong 7 ngày” mà không xác định ngày bắt đầu. Thời hạn nên tính từ khi đồng thời đáp ứng các điều kiện: hợp đồng có hiệu lực, nhận đủ tạm ứng, nhận đủ hồ sơ và tiếp cận được hiện trường.

Các khoảng thời gian có thể được loại trừ khỏi tiến độ:

• Chờ chủ đất hoặc hộ liền kề có mặt.
• Chờ cung cấp trích lục hoặc dữ liệu địa chính.
• Thời tiết, ngập nước hoặc điều kiện mất an toàn.
• Cơ quan nhà nước tạm dừng tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung.
• Phát sinh tranh chấp ranh giới.
• Khách hàng thay đổi phạm vi, mục đích hoặc phương án chia thửa.
• Khu vực bị hạn chế tiếp cận hoặc cần xin phép riêng.

Hợp đồng nên quy định nghĩa vụ thông báo khi có sự kiện làm chậm tiến độ. Việc thông báo qua email hoặc tin nhắn từ số liên hệ trong hợp đồng có thể được công nhận nếu hai bên thỏa thuận.

Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán

Không có quy định bắt buộc mọi hợp đồng đo đạc phải tạm ứng 30%. Tỷ lệ có thể là 0%, 30%, 50% hoặc theo các mốc khác tùy giá trị công việc, chi phí hiện trường và mức độ tin cậy giữa hai bên.

Giá trị hợp đồng cần ghi đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, chi phí đi lại, mốc, in ấn, phí khai thác dữ liệu và chi phí làm việc ngoài phạm vi. Nếu báo giá trọn gói, cần liệt kê rõ trường hợp được điều chỉnh.

Thanh toán nên thực hiện vào tài khoản được ghi trong hợp đồng. Nội dung chuyển khoản nên có số hợp đồng hoặc tên thửa đất để dễ đối chiếu.

Phân biệt giá dịch vụ và phí đo đạc địa chính

Giá doanh nghiệp thu theo hợp đồng không đồng nhất với phí hành chính do cơ quan nhà nước thu. Đây là điểm bài cũ thường nhầm lẫn khi trích một danh mục gồm phí chợ, phí qua đò, phí giữ xe và phí đo đạc.

Luật Phí và lệ phí 2015 cùng Thông tư 85/2019/TT-BTC xác định nhiều khoản thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Vì vậy, mức thu có thể khác nhau giữa các địa phương và thay đổi theo nghị quyết mới.

Đơn vị dịch vụ nên xuất hóa đơn cho giá dịch vụ theo quy định. Khoản phí hành chính nộp thay khách hàng cần có chứng từ riêng và không nên nhập chung không rõ ràng vào giá trọn gói.

Quyền và nghĩa vụ của bên thuê đo đạc

Quyền của bên thuê

• Yêu cầu thực hiện đúng phạm vi, tiến độ và tiêu chuẩn thỏa thuận.
• Kiểm tra giấy phép, nhân sự và thiết bị liên quan.
• Nhận sản phẩm, dữ liệu và giải trình kỹ thuật.
• Yêu cầu sửa sai nếu sản phẩm không phù hợp hợp đồng.
• Tạm dừng hoặc chấm dứt theo điều kiện đã thỏa thuận.
• Yêu cầu bảo mật hồ sơ và thông tin tài sản.

Nghĩa vụ của bên thuê

• Cung cấp hồ sơ trung thực, đầy đủ và đúng thời hạn.
• Chỉ dẫn thửa đất và phối hợp người liền kề.
• Bảo đảm quyền tiếp cận khu vực đo.
• Không yêu cầu đơn vị sửa số liệu trái thực tế.
• Kiểm tra và phản hồi sản phẩm trong thời hạn.
• Thanh toán đúng tiến độ.
• Chịu trách nhiệm về mục đích sử dụng hồ sơ do mình cung cấp.

Quyền và nghĩa vụ của đơn vị đo đạc

Quyền của đơn vị đo đạc

• Yêu cầu cung cấp đủ hồ sơ và điều kiện hiện trường.
• Từ chối yêu cầu giả mạo, sửa số liệu hoặc xâm phạm quyền người khác.
• Tạm dừng khi hiện trường không an toàn hoặc có tranh chấp căng thẳng.
• Yêu cầu thanh toán và chi phí phát sinh hợp lệ.
• Sử dụng nhà thầu phụ nếu hợp đồng cho phép và vẫn chịu trách nhiệm.

Nghĩa vụ của đơn vị đo đạc

• Thực hiện công việc đúng quy trình kỹ thuật.
• Sử dụng nhân sự, thiết bị và giấy phép phù hợp.
• Ghi nhận khách quan hồ sơ và hiện trạng.
• Không tự quyết định quyền sử dụng đất của các bên.
• Bảo quản dữ liệu và giữ bí mật thông tin.
• Thông báo kịp thời các vấn đề ảnh hưởng tiến độ.
• Sửa lỗi thuộc trách nhiệm của mình.
• Bàn giao đúng định dạng và số lượng.

Nghiệm thu hợp đồng đo đạc

Nghiệm thu nên dựa trên checklist thay vì chỉ ký dòng “đã hoàn thành”. Biên bản nghiệm thu cần nêu sản phẩm, số lượng, tình trạng, lỗi còn tồn tại và thời hạn sửa.

• Đúng thửa đất và phạm vi đã ký.
• Đúng mục đích: hiện trạng, ranh, trích đo hoặc địa hình.
• Đúng hệ tọa độ và đơn vị.
• Đủ bản giấy và tệp số.
• Đủ chữ ký, đóng dấu theo thỏa thuận.
• Diện tích và tọa độ có bảng giải thích.
• Mốc ngoài thực địa đã bàn giao nếu có.
• Phần chênh lệch hoặc tranh chấp được thể hiện rõ.
• Tệp mở được bằng phiên bản phần mềm đã thống nhất.
• Có hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Hợp đồng nên quy định thời hạn khách hàng phản hồi, ví dụ 3–5 ngày làm việc. Im lặng chỉ được xem là nghiệm thu nếu có điều khoản rõ, hợp lý và bên nhận đã có khả năng kiểm tra sản phẩm.

Bảo hành và chỉnh sửa sản phẩm

Bảo hành trong dịch vụ đo đạc nên hiểu là sửa lỗi kỹ thuật thuộc trách nhiệm đơn vị, không phải miễn phí đo lại khi hiện trạng, ranh hoặc yêu cầu của khách hàng thay đổi.

Thời hạn lưu dữ liệu và trách nhiệm cung cấp lại tệp cũng nên được ghi rõ. Không nên mặc định đơn vị phải lưu vĩnh viễn mọi dữ liệu khảo sát.

Bảo mật dữ liệu nhà đất

Hồ sơ đo đạc có thể chứa số Giấy chứng nhận, giấy tờ định danh, vị trí tài sản, tọa độ, ảnh nhà và thông tin tranh chấp. Hợp đồng nên quy định người được truy cập và mục đích sử dụng.

• Không đăng ảnh hồ sơ lên mạng khi chưa được đồng ý.
• Không dùng dữ liệu khách hàng làm quảng cáo nếu chưa cho phép.
• Che thông tin định danh trong bản minh họa.
• Quy định thời gian lưu và phương thức xóa dữ liệu.
• Chỉ chuyển dữ liệu cho cơ quan hoặc bên thứ ba theo thỏa thuận.
• Bảo vệ tài khoản, thiết bị lưu trữ và đường dẫn chia sẻ.

Đơn vị đo đạc có thể lưu một phần dữ liệu để thực hiện bảo hành, chứng minh quá trình làm việc hoặc tuân thủ nghĩa vụ pháp luật. Nội dung này cần minh bạch trong hợp đồng hoặc chính sách bảo mật.

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Hai bên có thể thỏa thuận phạt vi phạm nếu pháp luật áp dụng cho hợp đồng cho phép. Điều khoản phải ghi rõ hành vi, mức phạt và cách tính, không nên chỉ ghi “bên vi phạm chịu hoàn toàn trách nhiệm”.

Bồi thường cần dựa trên thiệt hại thực tế, mối quan hệ nhân quả và nghĩa vụ hạn chế tổn thất. Hợp đồng nên phân biệt:

• Phạt chậm tiến độ.
• Phạt chậm thanh toán.
• Bồi thường do làm mất hồ sơ gốc.
• Bồi thường do sử dụng sai số liệu.
• Miễn trách nhiệm do bất khả kháng.
• Giới hạn trách nhiệm đối với quyết định của cơ quan nhà nước.

Không nên cam kết bồi thường toàn bộ giá trị đất nếu bản chất dịch vụ chỉ là đo hiện trạng và chưa xác định được lỗi, thiệt hại hoặc khả năng sử dụng sản phẩm.

Chấm dứt và tạm dừng hợp đồng

Hợp đồng cần quy định các trường hợp tạm dừng hoặc chấm dứt:

• Khách hàng không cung cấp hồ sơ hoặc không cho tiếp cận hiện trường.
• Một bên chậm thanh toán hoặc chậm thực hiện quá thời hạn.
• Phát hiện mục đích sử dụng trái pháp luật.
• Tranh chấp có nguy cơ mất an toàn.
• Cơ quan nhà nước yêu cầu tạm dừng.
• Sự kiện bất khả kháng kéo dài.
• Hai bên thỏa thuận kết thúc trước hạn.

Khi chấm dứt, cần quyết toán phần công việc đã hoàn thành, bàn giao dữ liệu có thể sử dụng và hoàn trả hồ sơ gốc. Khoản tạm ứng không mặc nhiên mất toàn bộ hoặc được hoàn toàn bộ; phải tính theo lỗi và khối lượng thực hiện.

Mẫu hợp đồng đo đạc địa chính tham khảo năm 2026

Mẫu trên cần được điều chỉnh theo thửa đất và mục đích thực tế. Không nên để trống các nội dung quan trọng rồi ký trước.

Hợp đồng nên lập bao nhiêu bản?

Không có quy định chung bắt buộc hợp đồng phải lập 10 bản và Bên A giữ 6 bản. Hợp đồng thông thường có thể lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản; dự án có nhiều chủ thể có thể lập thêm theo nhu cầu.

Hợp đồng điện tử có thể không cần in nhiều bản nếu hệ thống bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập. Tuy nhiên, các bên nên lưu kèm phụ lục, báo giá, biên bản hiện trường, nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Hồ sơ nên đính kèm hợp đồng

• Ảnh hoặc bản sao Giấy chứng nhận đã che dữ liệu không cần thiết.
• Bản trích lục, bản vẽ cũ hoặc hồ sơ kỹ thuật thửa đất.
• Ranh phạm vi công việc được đánh dấu.
• Báo giá và bảng khối lượng.
• Tiêu chí sản phẩm và mẫu bản vẽ.
• Lịch làm việc hiện trường.
• Danh sách người liên hệ và hộ liền kề.
• Bản sao giấy phép hoặc năng lực của đơn vị khi cần.
• Quy định an toàn và quyền tiếp cận khu vực.
• Phụ lục bảo mật dữ liệu.

Các dấu hiệu của hợp đồng rủi ro

• Không ghi số tờ, số thửa hoặc phạm vi cần đo.
• Cam kết “chắc chắn ra sổ” bất kể hồ sơ pháp lý.
• Không nêu sản phẩm bàn giao.
• Thu 100% nhưng không có tiến độ và chứng từ.
• Không ghi tên pháp nhân hoặc tài khoản nhận tiền.
• Không có điều khoản tranh chấp ranh.
• Cho phép đơn vị tự ký thay người liền kề.
• Không phân biệt giá dịch vụ với phí hành chính.
• Không quy định chỉnh sửa và công việc phát sinh.
• Cam kết độ chính xác tuyệt đối mà không có tiêu chí kỹ thuật.
• Yêu cầu giao bản gốc Giấy chứng nhận nhưng không lập biên nhận.
• Không có điều khoản bảo mật hồ sơ nhà đất.

Câu hỏi thường gặp

Liên hệ ký hợp đồng đo đạc nhà đất

Khách hàng tại khu vực phía Tây Thành phố Hồ Chí Minh có thể tham khảo dịch vụ đo đạc và cắm mốc ranh đất Củ Chi.

Đối với khu vực Hóc Môn, xem thêm dịch vụ đo đạc địa chính Hóc Môn.

Khách hàng tại Đồng Nai có thể tham khảo dịch vụ đo đạc nhà đất và cắm mốc ranh tại Đồng Nai.

Kết luận

Mẫu hợp đồng đo đạc địa chính năm 2026 cần được xây dựng trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Đo đạc và bản đồ 2018, pháp luật đất đai cùng quy định kỹ thuật hiện hành. Các nghị định từ năm 2002–2008 trong bài cũ không còn phù hợp làm căn cứ chính.

Hợp đồng không bắt buộc tạm ứng 30%, không bắt buộc lập 10 bản và không cần cơ quan nhà nước phê duyệt để có hiệu lực giữa hai bên. Điều quan trọng là xác định đúng thửa đất, phạm vi, sản phẩm, tiến độ, giá, phí, nghiệm thu và trách nhiệm khi ranh có tranh chấp.

Trước khi ký, khách hàng nên kiểm tra tư cách pháp nhân, giấy phép, tài khoản thanh toán và khả năng sử dụng sản phẩm cho đúng thủ tục. Liên hệ Đo Vẽ Nhanh qua hotline 0907 621 115 để được tư vấn hợp đồng theo hồ sơ thực tế.

Tài liệu tham khảo

1. Quốc hội. (2015). Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.
2. Quốc hội và Chính phủ. (2018–2026). Luật Đo đạc và bản đồ số 27/2018/QH14; Nghị định số 27/2019/NĐ-CP và Nghị định số 39/2026/NĐ-CP.
3. Chính phủ và Bộ Tài nguyên và Môi trường. (2024). Nghị định số 101/2024/NĐ-CP và Thông tư số 26/2024/TT-BTNMT.